Zaman Yönetimi (Martın SCOOT)

Kitabın Adı Zaman Yönetimi
Kitabın Yazarı Martın SCOOT
Yayınevi ve Adresi Rota Yayınları İstanbul
Basım Yılı 2001
KİTABIN ÖZETİ


Yöneticiler için yazılmış olan bu kitap zamanı iyi kullanıp yeterli çalışmanın daha önemli olduğunu anlatmaktadır. Başlıca dört bölümden oluşmuştur:

"Sorunları Tanıyalım adlı ilk bölümün ana fikri zamanını paha biçilmez bir kaynak olduğu ve akan zamanın geri çevrilemeyeceğidir. Birçok kişi zamanının kendisine yetmediğinden yakınır. Bunun bir sorun değil de işinizi nasıl yaptığınız ve hayatınızı nasıl yaşadığınızdır.


Sorumluluklarınız ve çalışma saatiniz ile bir kaldıraç dengesi oluştursak. Siz terfi ettiğinizde sorumluluklarınız artacak ve sizin kaldıracı dengelemeniz gerekecektir. Bunun için sizin daha çok çalışmaya değil kaldıraç dengesinde önemli olan işleri yapmaya ihtiyacınız var.


Zamanı iyi planlama işinin çeşitli yönleri gibi çözüm gayet basittir. Çözümün iki basamağı vardır; kaldıraç dengesinde önemli olan işlere daha çok vakit ayırmak ve öteki işleri çabuk halletmek. Erteleme etkileyici bir sözdür ama ertelemek insanı güçsüz düşüren bulaşıcı bir hastalıktır.


Yöneticilerin üçte birinin düzensizlik sorunu vardır; bunun bir belirtisi de karışık bir masadır. Bazen hiç incelemeyeceğimiz şeyleri bile masamızın üzerine koyarız ve bir çok belgeyle kaplı bir masamız olur. Bunun çözümü sonra yapacaklarımızı veya yaptıklarımızı dosyalamak ve bizim için önemli olmayan belki de hiç okumayacağımız belgeleri hemen çöpe atmaktır. Ayrıca bilgisayar gibi teknik aletlerden de faydalanabiliriz.


Önemli bir işe yoğunlaştığınızda birisi beş dakikalık bir iş için sizi rahatsız etse belki bu rahatsızlık sizin yarım saatinize mal olacaktır. Rahatsız edilmekten korunmak için bir yönteminiz olmalı ve bunu sıkı bir şekilde uygulayın ki insanlar kabul etsin. İnsanlar engelinizi aşıp da sizi rahatsız ettiğinde onları nazikçe uyarmalısınız. Açık-plan bir büroda çalışan bir mühendis sık sık rahatsız edilmeyi önlemek için büyük bir oyuncak ayı almış ve onu masasının yanındaki dolabın üzerine koyup iş arkadaşlarını şu mesajı vermiş; Ayı size gülümseyerek bakıyorsa beni rahatsız edebilirsiniz ama ayı ters duruyorsa bina yansa bile beni rahatsız etmeyin. Bu şekilde rahatsız edilmekten kurtulmuş.


Önemli olan uzun zaman çalışmak değil kötü zamanlama ve hayır diyememe.


Bir yönetici için zamanı nasıl geçirdiği çok önemlidir asıl sorunları bulmanıza yardımcı olabilir. Hangi işe ne kadar zaman harcadığını öğrenmek ve zaman çizelgesi bir yöneticinin çalışma yöntemini çok etkiler ve ona büyük katkı sağlar.


İkinci bölüm olan "İnsanlar"da konularımızliderlik ve şirketin hem içindekilerle hem de dışındakilerle çalışmak.


Yöneticilik sonrada bu sonuçlara nasıl ulaşacaklarına karar vermeleri için biraz özgürlük tanıyın. İnsanların şirkete bağlanmasını sağlayın.


"Bunu Niye Yaparız" adlı üçüncü bölümde anlatılan belirtiler üzerinde yoğunlaşıp sorunların altında yatan nedenleri göremememizdir. Sorunların en iyi çözümü temeldeki problemleri tespit edip onları bir daha ortaya çıkmayacak şekilde çözmektir. Net hedeflerimiz ve bir stratejimiz olmadan hareket ederiz. Olayların akışına kendimize bırakıp zamanın parmaklarımız arasından akıp gitmesine izin veriniz. Bir çok durumda tutumlarımız ve inançlarımız başka şey söyler ama başka türlü davranırız. Perhiz yaparken güzel bir pasta ikram edilse yer-o anki lezzeti düşünerek-perhize yarın devam ederiz. Uzun vadeli planlarımızı ihmal etmemize yol açan olay ve hoş işleri yaparak büyük planlarımızı mahvedebiliriz. Bu vartaya düşmemek için hedeflerimizi belirleyip onlar için çalışacak kadar güçlü ve iradeli olmalısınız.


Bir çok yönetici araba kullanmak bir alışkanlık meselesidir. Kötü olmasına rağmen sürdürdüğümüz alışkanlıklarımız da vardır ve bunların değiştirilmesi gerekir. Bunun için: (a) nasıl bir değişiklik yapmak istediğinize karar verin ve hemen bu değişikliği yapın; (b) bir anda çok şey değiştirmeye kalkışmayın. İlk değişiklikte ustalaştıktan sonra ikincisine geçin; (c) yeni davranışlarınız için kendinize net ve ölçülebilir başarı standartları belirleyin; (d) asla ve asla istisna kabul etmeyin; ve (e) sonuçların aniden değişmesini ummayın. Bu iş zaman ve çaba gerektirebilir.


Son bölümde ise yazar bize yön vermesi için hedeflere işsel ve toplumsal konularda net hedeflerimiz olmalıdır.


Hepimizin yaşamımıza anlam katan bağlılık ve enerji verirler. Hiç bir baskı bizim içimizden kaynaklanan bir baskıdan daha güçlü olamaz; bu baskılar yaşamımızın renklerini belirler ve her olaya karşı davranış biçimimizi düzenler.


Her zaman ölçüsü için hedef belirlenebilir ama planlama kısa zaman aralıkları için uygundur. Bir yaşam boyu izleyeceğiniz bir hedefiniz olabilir ama ayrıntılı planlar şu soruya cevap vermelidir: "Bu hedefe ulaşmak için bu hafta ne yapmalıyım." Ayrıca uyamayacağınız zor bir plan yapmaktan çok daha iyidir. Başarılı bir yaşam başarılı günlerden oluşur ve başarılı bir gün genellikle bir planla başlar. Planınız olmadan karmaşa hüküm sürecektir.


Ajandalar gelişmiş bir düzen sistemine sahiptirler ve sistem genellikle bir ajanda üzerine kurulmuştur.


Planlama uygulamaya yani hayata dönüşmezse hiç bir işe yaramaz. Yaşam kaslar gibi kullanıldıkça güçlenir. Zamanınızı ve yaşamınızın kontrolünü elinizde tutun. Gün bugündür. Yer burasıdır. Yaşam sizin yaşamınızdır. Günü yakalayın. Bu anı kullanın.